Optimiser la collecte de données avec des outils d’automatisation de la veille
La collecte des données est un enjeu majeur pour les nombreuses entreprises. En recherchant et de consolidant différentes informations pour en savoir plus sur ses clients et partenaires, l'entreprise peut répondre au mieux à leurs demandes et besoins. Ces données sont un outil qui permet d'analyser au mieux les activités, de créer des rapports et de prendre de bonnes décisions. Et pour cela, ces données collectées doivent être centralisées. Il sera ainsi possible de prendre des décisions stratégiques globales. Mais ces données peuvent être très nombreuses. Il sera alors très utile d'utiliser l'automatisation pour réaliser une veille stratégique optimale. Mais quelles sont les données qui sont récoltées ? Et quels outils utiliser ? Voyons ce qu'il en est.
L'automatisation comme atout pour la veille stratégique
La collecte de données est une méthode qui vise à récolter des informations, les organiser et les analyser afin de les transformer en informations utiles pour la recherche commerciale. Elle fournit de précieuses informations qui permettent de faire une analyse statistique optimale.
Cette collecte des données passe par différentes méthodes :
- Des entretiens personnels ;
- Des enquêtes postales ;
- Des enquêtes téléphoniques ;
- Des enquêtes en ligne ;
- Des enquêtes multicanales.
La collecte de données se réalise en différentes étapes :
- Déterminer avant tout les informations qui seront utiles ;
- Définir la période de collecte ;
- Définir les méthodes de collecte ;
- La collecte des données ;
- L'analyse des données.
Lorsqu'une entreprise veut travailler dans les meilleures conditions, elle a besoin de collecter de nombreuses données. Cela peut concerner différents secteurs comme, par exemple, le RH, les finances, la logistique, la production… Elle devra alors rassembler différentes données provenant de nombreux domaines (entités et services). Lors de la collecte, il peut apparaître différents problèmes :
- Une très grande diversité des informations,
- La saisie des nombreuses informations dans différents documents,
- Le volume exponentiel des données,
- Des systèmes d'information (SI) non uniformisés entre les filiales.
Ces difficultés font que, lorsque les filiales n'utilisent pas un système homogénéisé, il faut demander les informations aux utilisateurs. Cela prend du temps, et peut aussi poser problème. En effet, de nombreuses entreprises utilisent Excel et cet outil peut s'avérer nébuleux. De nombreuses opérations manuelles et chronophages devront alors être réalisées. De même, la gestion des niveaux de validation lors de la collecte des données est difficile. Les systèmes de transfert de données bureautiques fournissent les mêmes informations à tous, quel que soit le niveau utilisé.
Il peut donc être nécessaire d'utiliser des outils automatiques ou logiciels d'automatisation pour faciliter le travail et l'analyse des données. Avec ceux-ci, il sera possible de réaliser donc une analyse optimale, mais aussi de détecter des tendances, des opportunités ou des menaces vis-à-vis de l'entreprise en question.
Les outils automatiques sont aussi très utiles pour réaliser une veille de qualité. Il sera ainsi possible de réaliser une surveillance active des informations intéressantes sur le web. Certains dispositifs permettent également d'avoir une vision claire des concurrents.
La veille automatisée se base sur l'utilisation d'outils digitaux qui vont surveiller et récolter les données.
Les avantages de cette veille stratégique sont nombreux :
- Gain de temps ;
- Organisation claire des données ;
- Facilitation des analyses des informations ;
- Trier, organiser et prioriser facilement les informations.
Avant même de commencer la collecte des données, il est indispensable de définir précisément ses objectifs.
La veille automatisée est importante pour anticiper les évolutions du marché. Si l'entreprise peut détecter les nouvelles tendances et les mouvements de la concurrence, elle pourra ajuster ses stratégies. Cette veille sera également utile pour repérer les opportunités d'innovation et ainsi améliorer sa compétitivité. C'est également un moyen de gérer au mieux les risques : la veille va alerter les décideurs des menaces potentielles.
Choisir les bons outils est aussi nécessaire pour travailler rapidement et facilement.
Il existe trois types de veille automatisée :
- La veille concurrentielle qui permet de surveiller les actions des entreprises concurrentielles ;
- La veille technologique qui permet de surveiller les innovations ;
- La veille commerciale qui permet de suivre les évolutions du marché et comprendre les comportements des clients.
Il existe donc différents moyens à employer pour une veille stratégique.
Le premier est, sans aucun doute, l'analyse. Pour cela, il est possible d'utiliser la DataVisualisation. Pour travailler de la meilleure des façons, il est aussi important de prendre en compte de très nombreuses sources. La veille doit être évolutive pour ne rien négliger.
Néanmoins, l'automatisation doit combiner la robotique et l'humain pour être particulièrement efficace. Les connaissances des experts seront un atout non négligeable pour bien travailler. Par exemple, dans le cas des filtres de pertinence, la première étape est avant tout automatique. On utilise les mots-clefs, les modifications dans un document… Mais les mots-clefs doivent être particulièrement fins pour faire un tri optimal. Et c'est là que l'humain va jouer un rôle important. Une personne, le veilleur, va pouvoir identifier des mots-clefs plus larges qu'une machine, et triera les documents. Le veilleur aura un travail facilité grâce à l'automatisation. Utiliser l'humain permettra de :
- Avoir des informations plus enrichies ;
- Une analyse plus précise ;
- Un travail plus collaboratif.
Une personne possédant une formation en Due Dilligence sera un partenaire efficace. C'est en effet une formation dans le domaine de la collecte d'information, veille, compliance et due diligence qui permet de posséder un véritable savoir-faire dans le domaine et ainsi vous assister pour bien comprendre un marché, percevoir précisément un acteur économique ou encore un individu.
Types de données et informations surveillées en temps réel
Avec l'évolution technologique et les big data, l'importance des bases de données est devenue majeure. De nombreuses entreprises ont, aujourd'hui, basé leur business model sur la création et la gestion des données. Les bases de données (ou databases) sont un ensemble d'informations collectées. En règle générale, ces données sont classées sous forme de tableau mis à jour régulièrement. Il est donc plus facile de les retrouver grâce à un logiciel informatique via l'indexation.
Avec une base de données en temps réel, on dispose d'un processus de traitement immédiat des informations. Les bases de données en temps réel sont principalement utilisées dans le domaine de la finance, mais aussi pour les systèmes de réservations en ligne et la science. La surveillance continue et donc en temps réel est un atout important pour les entreprises.
Ces bases de données en temps réel ont différents avantages :
- La rapidité ;
- Le stockage permanent ;
- La conservation des liens ;
- La sécurisation des données ;
- L'absence d'interférences ;
- La création de files d'attente.
- L'intelligence opérationnelle qui permet de prendre donc des décisions plus adaptées et rapides ;
- La maintenance prédictive, qui permet d'augmenter la productivité et la satisfaction client ;
- Le suivi des processus et des ressources qui permet de trier au mieux les problèmes et de trouver des solutions.
Outils d'automatisation de la veille à connaître
Il existe de nombreux outils qui permettent d'automatiser la veille des données. Avec ceux-ci, il sera possible de garder un œil sur les tendances du marché et les actions des concurrents, et ainsi adapter son offre.
Google alerts
Il n'est plus utile de présenter Google, un des leaders du web. La plateforme propose un outil très intéressant (et gratuit) pour mettre en place des alertes sur des mots-clefs ou des expressions.
IFTTT et Zapier
Ce sont des outils parfaits pour automatiser la veille. Ils reposent sur la programmation de micro-applications. Ainsi, il est possible d'être informé dès qu'une personne, par exemple, mentionne votre marque sur le net. Si vous préférez une version plus développée, Zapier est un bon choix.
Alerti
Voici un outil très complet., qui analyse des sources comme Google, mais aussi Instagram, Facebook, YouTube, les forums… Il est donc possible d'obtenir des données complètes facilement.
Feedly
Très utilisé à travers le monde, cet outil regroupe et organise tous les flux enregistrés. Les mises à jour sont automatiques. C'est un outil particulièrement utile pour ceux qui souhaitent veiller sur un secteur particulier, un benchmark concurrentiel ou encore une surveillance de l'e-réputation.
Gathering Tools
Il est indispensable avant tout de supprimer les tâches trop chronophages, telles par exemple, les relances pour les validations. Pour automatiser facilement le processus de collecte en s'assurant de la qualité des données, la solution Gathering Tools est une valeur sûre. Le logiciel utilise un système de formulaires, remplis par les utilisateurs. Si les informations sont incomplètes ou non conformes, la transmission ne se fera pas. Un tableau de pilotage piloté par l'administrateur permet le workflow de collecte des données. Lorsque celles-ci sont collectées, le logiciel va réaliser automatiquement un tableau de synthèse. C'est donc un véritable gain de temps. D'autant que l'outil permet de gérer différents formats de données, différentes langues et devises.