Pour qu'une entreprise puisse rester efficace sur un marché concurrentiel, il convient de mettre en place une veille réglementaire précise et ciblée. Cette activité permet d'apporter des ajustements législatifs au sein de l'organisation de la société. Il s'agit également d'établir une stratégie puissante pour anticiper les prises de décision dans tous les domaines concernés par les nouvelles informations recueillies. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur la veille réglementaire, de sa définition aux différentes étapes pour la concrétiser.
Qu'est-ce qu'une veille réglementaire ?
La veille réglementaire consiste à surveiller, collecter, analyser et diffuser des données sur une thématique précise. Au sein de l'entreprise, il s'agit de suivre les évolutions légales d'une thématique, les nouveautés législatives, modalités de gestion, ou encore de parcourir les nouveaux procès des concurrents. L'objectif de la veille réglementaire est d'anticiper les prises de décision au sein de l'entreprise, selon le contexte du marché. Il s'agit également de prendre des décisions stratégiques conformément aux normes en vigueur.
Raisons de conduire une veille réglementaire dans votre entreprise
Il existe de nombreuses raisons de conduire une veille réglementaire au sein de l'entreprise. Tout d'abord, la gestion et l'administration d'une entreprise se font selon des règles législatives très précises. Suivre l'évolution des normes dans le domaine d'activité de l'entreprise permet d'éviter les éventuelles sanctions administratives, juridiques et financières, qui peuvent aboutir sur des risques considérables pour l'activité de l'entreprise. Cette veille réglementaire se fait dans tous les domaines : la fiscalité, le marketing, la gestion des ressources humaines, la logistique, le marché concurrentiel, ou encore dans le domaine de la sécurité informatique.
D'autre part, la veille réglementaire permet à l'entreprise de préserver son image de marque. En effet, aux yeux des clients et des prospects, il est toujours beaucoup plus rassurant de contracter avec une société qui respecte la loi ainsi que les normes en vigueur. Il s'agit d'une marque de responsabilité sociale qui place l'entreprise au rang des professionnels de confiance.
En ce qui concerne les veilles réglementaires en matière de sécurité, d'innovation et d'opportunités commerciales, il en va de l'efficience économique de l'entreprise. En effet, en mettant en place un système d'ajustement permanent des processus et des stratégies internes, la société reste toujours dans la ligne de ses objectifs commerciaux. Elle peut alors identifier plus rapidement toutes les nouvelles opportunités disponibles sur le marché et anticiper ses propres décisions. Cela permet également à l'ensemble des employés de travailler dans un environnement moderne et à la pointe des nouvelles informations législatives.
Pour que cette conformité réglementaire se fasse de manière optimale, il convient de bien choisir les personnes responsables de cette mission. Ainsi, en règle générale, dans une entreprise de grande structure, cette tâche incombe au service juridique. En revanche, selon la taille et l'organisation de la société, il est tout à fait possible que la veille juridique soit réalisée par des personnes expertes dans un domaine particulier. Il peut s'agir également du personnel ayant suivi une formation DUE diligence. Il s'agit, par exemple, du service qualité, d'un service technique, de responsable informatique, ou encore de la direction commerciale. Toujours selon l'organigramme de l'entreprise, il existe aussi un service spécialisé dans la gestion des risques qui peut être chargé de réaliser la veille réglementaire.
Étapes indispensables pour préparer une veille réglementaire
La diminution des risques juridiques et l'optimisation des process internes de l'entreprise impliquent une bonne gestion de la veille réglementaire. Cela passe par la préparation de cette activité, mais aussi la diffusion des informations auprès de l'ensemble des employés concernés.
Étape 1 : Recenser les sources d'informations
La première étape de la veille réglementaire consiste à recenser l'ensemble des sources d'information dans les thématiques précises. Il s'agit alors d'identifier toutes les données pertinentes susceptibles de réguler et de participer à la bonne gestion stratégique de l'entreprise. Parmi les sources d'information, on peut retrouver des textes publiés par les administrations officielles, mais aussi des contenus rédigés par des organismes de normalisation. En fonction du secteur d'activité de votre entreprise, vous avez également la possibilité de réaliser une veille documentaire réglementaire sur des plateformes spécialisées dans des domaines clairement définis tels que :
le domaine pharmaceutique ;
la technologie ;
l'informatique ;
intelligence artificielle ;
l'énergie ;
l'environnement ;
la protection des données, etc.
Étape 2 : Définir les domaines concernés par la veille réglementaire
La définition des données inhérentes à la veille réglementaire est la seconde étape à réaliser. Le secteur d'activité de l'entreprise influence cette définition. En effet, plus les données répertoriées sont ciblées, plus la veille réglementaire est efficace. L'idée est de mettre en adéquation les objectifs de la société avec les informations issues des différentes sources. La raison de cette précision est simple. Une fois les données récoltées, il est essentiel de les mettre en application au sein de l'entreprise, et plus particulièrement au moment des prises de décisions économiques et stratégiques. La mise en adéquation des informations issues de la veille réglementaire doit être complémentaire avec le fonctionnement des objectifs de la société.
Étape 3 : Mise en place des supports de veille
L'utilisation des supports de veille automatisée facilite cette mission. Pour cela, vous pouvez mettre en place des alertes personnalisées comme des flux RSS. Cette automatisation vous permet de rester à l'affût de toutes les nouvelles informations issues de votre veille réglementaire et d'agir de manière réactive dans un marché particulièrement concurrentiel.
Étape 4 : Analyser les données recueillies
Une fois que vous avez recueilli l'ensemble des données de la veille légale, l'étape suivante consiste à les analyser. Une interprétation minutieuse doit être réalisée afin de mettre en exergue toutes les données à appliquer au sein de votre entreprise. En effet, une modification législative peut avoir un impact considérable sur la gestion et l'administration de la société. Cette analyse des informations de la veille réglementaire permet également de planifier les différentes actions à mettre en place dans les différents services concernés.
Étape 5 : Diffuser les nouvelles informations
L'objectif de la veille réglementaire est de mettre en place des processus qui répondent aux nouvelles normes et exigences du marché. Une fois que les informations ont été récoltées, leur communication interne doit être suffisamment efficace pour sensibiliser l'ensemble du personnel. Pour cela, l'organisation de formations continues est indispensable. Cela permet de garantir que tous les membres du personnel comprennent l'ensemble des nouvelles réglementations et leurs implications au sein de l'entreprise. Des sessions de formation régulières peuvent être organisées pour mettre à jour les connaissances et compétences nécessaires, assurer une application cohérente des politiques et procédures réglementaires, et encourager une culture d'entreprise axée sur la conformité et la responsabilité.
Astuces pour réussir votre veille légale et réglementaire
Astuce 1 : Cibler les informations
La réussite d'une veille légale et réglementaire par le ciblage des informations. Dans un premier temps, il convient de prioriser les thématiques les plus importantes pour l'entreprise. En effet, en fonction de l'évolution de l'entreprise dans son secteur d'activité et sur le marché, certains ajustements ont un impact plus direct et instantané que d'autres. Ainsi, si votre veille réglementaire permet d'apporter à l'entreprise une direction bénéfique à court terme, dans ce cas, elle va se baser sur ces thématiques prioritaires. Ensuite, dans un second plan, la veille légale est basée sur l'organisation générale de la gestion de l'entreprise avec, cette fois, un impact à moyen et long terme.
Astuce 2 : Formation régulière sur les nouveaux enjeux
Pour que l'entreprise puisse rester compétitive sur le marché, elle se doit d'être particulièrement au fait des différents enjeux réglementaires. Il en va de sa crédibilité aux yeux de ses clients et de ses fournisseurs, mais surtout de son bon fonctionnement et de sa pérennité. La formation continue est alors une opportunité essentielle pour diffuser les nouvelles informations auprès de l'ensemble de l'équipe, mais aussi de recueillir les différentes problématiques qui nécessitent une veille réglementaire plus poussée. Les responsables de cette mission peuvent donc organiser des sessions de formation régulière, cela leur permet de mettre à jour les informations prioritaires à surveiller. Enfin, une évaluation de la conformité peut être réalisée afin de prévoir d'éventuels réajustements.
Astuce 3 : Tisser des relations externes avec des experts
L'organisation et la gestion de l'entreprise sont essentiellement assurées par les experts internes. Toutefois, pour que la veille réglementaire et légale soit la plus efficace possible, il est indispensable de collaborer avec des pairs externes. Il peut s'agir, par exemple, d'expert juridique de consultants qui exercent dans un domaine d'activité en particulier. L'objectif de cette collaboration est d'obtenir un regard extérieur sur le fonctionnement de l'entreprise, mais aussi de mettre en exergue les besoins en matière de nouvelles réglementations.
Astuce 4 : Anticiper les concurrents
Lorsque vous faites une veille réglementaire, votre objectif est d'avoir une avance sur vos concurrents. Vous pouvez intégrer des informations concernant les actions des entreprises qui sont directement concurrencées avec la vôtre dans votre domaine d'activité. Cela vous permet d'identifier plus rapidement des opportunités économiques et stratégiques et de les mettre en place au sein de votre entreprise. Cette anticipation sur les concurrents est un véritable atout, surtout si votre entreprise évolue sur un marché concurrentiel. Il peut s'agir, par exemple, de stratégie marketing, publicitaire, mais aussi d'évolution technologique ou de l'utilisation des performances de l'intelligence artificielle.
Astuce 5 : Automatiser la veille réglementaire
Comme nous l'avons vu, l'automatisation de la veille réglementaire est une astuce efficace pour réussir cette mission. L'utilisation de tous les outils à votre disposition vous permet de traiter rapidement de très grandes quantités d'informations. Vous avez également la possibilité d'utiliser l'IA pour l'analyse et l'interprétation des données récoltées. Toutefois, l'expertise humaine reste la base d'une veille réglementaire légale efficiente et productive.