Véritable fléau qui nécessite une attention particulière, la fraude documentaire représente un coût pour les entreprises. Mais bien au-delà de l'aspect financier que peuvent induire les conséquences d'une usurpation de documents, les résultats dévastateurs sont également nombreux : atteinte à la réputation de la société, perte de crédibilité aux yeux des clients, sans compter les éventuelles poursuites judiciaires. Pour cela, il est capital de mettre en place des stratégies de lutte contre la fraude documentaire.
Qu'entend-on par fraude documentaire ?
Lorsque l'on évoque la fraude documentaire, on parle essentiellement de l'utilisation illégale d'un document appartenant à une personne physique ou morale. Dans le cas d'une entreprise, la falsification, la modification, ou la contrefaçon d'un élément, sans l'autorisation de la personne compétente, s'apparente à une fraude. Et encore plus si ce document usurpé est utilisé dans une finalité à l'encontre de la gestion de l'entreprise et de sa politique d'intégrité. En effet, l'usurpation d'un document a pour principal objectif d'obtenir des avantages physique ou financier, mais également de tromper de manière délibérée. Les préjudices liés à cet acte de vandalisme peuvent être conséquents aussi bien pour l'entreprise, mais aussi ses clients, ses employés, ainsi que l'ensemble de son écosystème économique.
Parmi les exemples de fraude documentaire les plus courants au sein d'une entreprise, la falsification de facture consiste à modifier le montant afin d'obtenir des paiements plus élevés de la part des clients. Il existe également de nombreux cas de contrefaçon de certificat de conformité afin d'éviter les audits de qualité et de pouvoir vendre un produit non conforme à des prix plus élevés. Ou encore, dans des situations ultimes, l'usurpation de contrat, qui vise à en modifier les termes, est une tromperie manifeste. Ainsi, le fait de tirer profit de ces actions de falsification de documents peut aboutir sur la mise en demeure de l'entreprise et le remboursement de l'intégralité des sommes illégalement obtenues auprès des tiers usurpés.
Types de fraudes documentaires les plus vues
Falsification de documents : la fraude la plus courante en entreprise
Parmi les fraudes documentaires les plus courantes, la falsification de document est sans doute la plus courante. En effet, il peut s'agir d'éléments comptables, de documents issus des ressources humaines, du service commercial, marketing, ou encore de la logistique. De manière concrète, la modification des documents authentiques consiste principalement à changer des dates, à augmenter ou à diminuer des montants, et plus rarement, la reproduction de signature. Néanmoins, quel que soit le type de fraude mis en place, les conséquences pour les services concernés peuvent être préjudiciables pour la gestion de l'entreprise à court terme, mais également pour le fonctionnement global de la société à moyen et long terme.
Par exemple, le fait d'usurper un contrat de vente, qui se fait à travers des modifications des conditions de paiement, ou encore la suppression de clause impacte considérablement les accords conclus entre l'entreprise et les fournisseurs ou les clients. Il en est de même, concernant les falsifications de certificat de conformité, lorsque des modifications de date d'expiration sont opérées, l'organisme certificateur endosse la responsabilité en cas de défaillance technique de l'entreprise.
Contrefaçon de document : la fraude la plus dangereuse
Au sein d'une entreprise, la contrefaçon de documents est la fraude la plus dangereuse. Elle consiste à reproduire illégalement des documents originaux comme, par exemple, un contrat de travail ou le fait d'obtenir un prêt auprès d'un établissement bancaire. Il peut également s'agir de reproduction de badges d'accès dans les locaux sécurisés de l'entreprise. De manière plus généralisée, la contrefaçon peut également être opérée par les salariés en vue d'usurper l'entreprise. Ainsi, contrefaire un titre de transport tel qu'un billet d'avion ou un billet de train dans l'objectif de se faire rembourser des frais de transport consiste également en une fraude documentaire. Par ailleurs, la formation MSIE inclut dans son programme l'ensemble des stratégies qui vous permettront de bien analyser l'authenticité d'un document professionnel, et de mettre en place les actions nécessaires pour lutter contre toutes les typologies de falsification.
Usurpation d'identité : une fraude documentaire de plus en plus simple à mettre en place
En dehors de l'entreprise, l'usurpation d'identité est également considérée comme une fraude documentaire. L'opération consiste à utiliser les informations personnelles appartenant à un individu, dans l'objectif de réaliser des actions frauduleuses telles que :
● l'ouverture d'un compte bancaire avec une pièce d'identité ou un passeport usurpé ;
● l'ouverture d'un dossier de demande d'emprunt auprès d'un établissement bancaire en utilisant les pièces d'identité falsifiées ;
● l'obtention d'une indemnité auprès des organismes sociaux en fournissant de fausses preuves d'identité.
Il est également important de noter qu'au sein des entreprises, les usurpations d'identité peuvent aussi avoir des conséquences délétères. Par exemple, un candidat à un poste peut se présenter avec une fausse pièce d'identité et signer un contrat de travail. De ce fait, ces personnes profitent de tous les avantages sociaux que procure une stabilité professionnelle telle que les cotisations à la retraite, à la mutuelle, les avantages sociaux, etc.
Création de faux documents : une falsification qui peut passer inaperçue
Contrairement à la fraude documentaire qui consiste à modifier les éléments contenus dans un document authentique, la création de faux documents est une falsification à part entière. Il s'agit de la fabrication de toutes pièces d'un document qui n'a jamais eu d'existence réelle. Par exemple, les faux diplômes sont très courants et permettent aux candidats d'ajouter des compétences inexistantes sur leur CV. Au sein des entreprises, la fabrication de faux certificats médicaux permet de bénéficier de congés maladie de manière illégale. Pour autant, dans la mesure où la conception de ces faux documents est de plus en plus accessible et que les résultats sont parfaitement réalistes, la détection de ce type de fraude documentaire nécessite une expertise aguerrie. C'est la raison pour laquelle une spécialisation dans votre formation est indispensable afin de protéger les entreprises de ce type de falsification.
Quels sont les risques de la fraude documentaire pour les entreprises ?
Quel que soit le secteur d'activité, la taille de l'entreprise, et l'ampleur des frais documentaire, les risques pour la société peuvent avoir des conséquences irréversibles.
En premier lieu, les conséquences financières englobent la perte sur les paiements réalisés sur la base de documents frauduleux. Ajoutés à cela, les frais de recouvrement, juridique, ainsi que les dommages et intérêts pèsent dans la comptabilité des entreprises, et plus particulièrement lorsque les documents frauduleux ont été réalisés et fournis, au nom de l'entreprise, par des salariés malveillants.
Ensuite, les conséquences de la production de documents frauduleux concourent à la réputation de l'entreprise. Lorsque le cas se présente, il s'agit de la confiance complètement ébranlée des clients ainsi que des partenaires commerciaux qui impactent inévitablement l'activité de la société. Sans omettre les investisseurs qui préfèrent orienter leur projet vers des entreprises plus fiables. L'image et la réputation altérée entraînent alors la méfiance de l'environnement de l'entreprise, et peuvent aboutir sur sa fermeture définitive.
Par ailleurs, en ce qui concerne les risques opérationnels que représente la fraude documentaire, ceux-ci impactent principalement les services comme la production, la logistique, mais également le service commercial. Ces freins sont dus à des falsifications de documents comme des bons de livraison, des factures, ou des bons de commande. La rupture de contrat avec les fournisseurs est donc la principale conséquence de ce phénomène.
Enfin, lorsqu'une fraude documentaire a été faite au nom d'une entreprise, celle-ci risque des sanctions financières, couplées avec des poursuites judiciaires des dirigeants et des employés impliqués. Mais aussi, la révocation des licences peut impacter certaines sociétés qui exercent dans des secteurs d'activité bien spécifiques.
Stratégies à suivre pour lutter contre la fraude documentaire
Renforcer les contrôles au sein de chaque service de l'entreprise
La première solution à mettre en place pour lutter contre la fraude documentaire au sein d'une entreprise consiste à bien répartir les rôles au sein de chaque service. La mise en place d'un système d'approbation est très courante, surtout en ce qui concerne les transactions financières à valider. Ainsi, les contrôles et les vérifications aléatoires sont beaucoup plus simples à exécuter. Par exemple, au sein du service comptabilité, il convient d'utiliser un logiciel spécifique pour la création des factures, et d'octroyer la validation des paiements à une personne de la direction, et ce, de manière nominative.
Automatiser la production des documents au sein de l'entreprise
Avec l'accessibilité de la numérisation des documents au sein d'une entreprise, le fait d'automatiser la production des éléments comptables, des bons de commande, des bulletins de salaire, ou encore des bons de livraison, permet d'éviter considérablement les tentatives de fraude. En effet, dans la mesure où les documents sont produits et archivés par des logiciels de gestion sécurisés, ces outils nécessitent une authentification de chaque utilisateur afin de pouvoir extraire les données. Cela permet un contrôle très ciblé des documents appartenant à l'entreprise, et de conserver une traçabilité de l'utilisation de chaque pièce. Mais aussi, l'avantage de la numérisation des documents permet de les analyser en profondeur afin de mettre en exergue les éventuelles anomalies ou transactions inhabituelles. De plus, la signature électronique est une solution rapide et fiable pour limiter les risques de falsification de documents au sein de l'entreprise.