Dans un monde sujet de plus en plus aux crises économiques et politiques, les entreprises et les administrations publiques sont contraintes de se préparer à la survenue de risques potentiels. Anticiper leurs impacts est un impératif stratégique pour les entreprises et les administrations. Développer un plan de mitigation permet d'atténuer la portée de certains risques avec le déploiement de mesures pour les anticiper et les circonscrire. Découvrez ce qu'est un plan de mitigation ainsi que pourquoi et comment en déployer au sein d'une entreprise.
Plan de mitigation : définition
Un plan de mitigation se présente sous la forme d'un document stratégique élaboré dans le cadre de la gestion des risques. Son objectif est de minimiser ou d'éliminer les effets négatifs potentiels des risques identifiés sur un projet d'entreprise. Il est aussi déployé dans les administrations publiques.
Il est courant d'employer en parallèle à mitigation les termes de plan de réduction des risques ou plan d'atténuation. Un plan de mitigation est conçu en amont d'un risque. Son but est de concevoir une réponse efficace en cas d'incident à travers plusieurs processus.
La compréhension des risques
Un plan de mitigation débute par une analyse approfondie des risques potentiels auxquels une entreprise ou un projet peut être confronté. Ces risques peuvent être de diverse nature : financiers, opérationnels, environnementaux, réglementaires ou liés à la réputation. L'identification et la compréhension de ces risques sont cruciales pour élaborer des stratégies de mitigation efficaces.
L'évaluation de l'impact
Lorsque les risques sont identifiés, le plan de mitigation évalue leur impact potentiel sur les activités de l'entreprise ou du projet. Cette évaluation permet de hiérarchiser les risques en fonction de leur gravité et de leur probabilité de survenance. Elle aide à distribuer efficacement les ressources pour leur gestion. Elle impose une analyse approfondie et des partages d'information.
Le développement de stratégies
Sur la base de cette évaluation, des stratégies spécifiques sont élaborées pour atténuer les risques identifiés. Ces stratégies peuvent inclure une combinaison de mesures préventives, correctives et de contingence.
Ainsi, des mesures préventives impliquent potentiellement la mise en place de contrôles internes renforcés pour réduire la probabilité de survenance des risques. Quant aux mesures correctives, elles peuvent inclure des plans d'action spécifiques pour gérer les risques une fois qu'ils se sont matérialisés. Il y a une différence de niveaux d'action.
La répartition des ressources
Un aspect essentiel de tout plan de mitigation est la répartition efficiente des ressources nécessaires pour mettre en œuvre les stratégies identifiées. Cela peut inclure des ressources humaines, financières, technologiques et matérielles.
Une planification minutieuse de cette répartition des ressources garantit que les mesures de mitigation sont mises en place de manière efficiente. Dans cette phase, il est parfois nécessaire de réaliser des investissements financiers et humains pour prévoir et contenir le risque identifié.
La mise en œuvre et le suivi
Une fois que le plan de mitigation est élaboré, il est important de le déployer de manière proactive. Cela implique souvent la création d'une équipe spéciale, chargée de superviser la mise en œuvre des stratégies de mitigation.
Cette équipe surveille ainsi régulièrement l'évolution des risques pour adapter la réponse. Le suivi continu permet d'identifier les changements dans le paysage des risques et d'apporter les ajustements nécessaires au plan de mitigation. Qui dit suivi, dit évolution. En effet, un plan de mitigation doit s'adapter aux évolutions et ne jamais rester figé.
Adopter une communication transparente
Une communication transparente est un élément essentiel dans tout plan de mitigation. Les parties prenantes internes et externes doivent être informées des risques identifiés et des mesures disponibles pour les atténuer. Une communication transparente favorise la confiance et permet aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
L'échange d'informations doit se faire à tous les niveaux, opérationnels et décisionnels, de manière descendante et ascendante. Si les décisionnaires ne sont pas en mesure de recueillir les informations relatives à la réalité opérationnelle, le plan de mitigation risque d'avoir une portée très limitée en cas de survenue du risque qu'il est censé contenir.
L'évaluation pour une amélioration continue
Un plan de mitigation efficient ne se termine pas une fois qu'il est déployé. Il est important de procéder à une évaluation régulière de l'efficacité des stratégies de mitigation et d'apporter les ajustements nécessaires en fonction des évolutions de risques constatées. Cette approche itérative garantit que le plan de mitigation reste efficace dans un environnement en constante évolution.
Suivre une formation pour concevoir et piloter un plan de mitigation
Mettre en œuvre un plan de secours ou de mitigation implique la maîtrise de certaines connaissances. Suivre une formation PCA permet d'acquérir ces fondamentaux. Elle s'adresse aussi bien aux membres de la direction d'une entreprise qu'aux personnels d'encadrement. Elle permet d'intégrer les problématiques avec la détection des risques au sein des entreprises et des administrations. Elle transmet les outils pour concevoir et piloter le déploiement d'un plan de mitigation efficace.
Les apprenants assimilent des compétences pour accompagner une entreprise à travers la gestion des risques dans divers secteurs d'activités comme la banque, l'assurance, le retail ou encore la logistique. Ces risques peuvent être liés à des situations quotidiennes ou au déploiement de projets.
Pourquoi mettre en place un plan de mitigation ?
Toute activité humaine présente des risques indépendants de la planification déployée. Plus les facteurs d'incertitude sont nombreux et importants, plus les risques augmentent. Les entreprises sont confrontées à une multitude de risques comme :
les risques financiers : rupture des financements, baisse de rentabilité ;
les risques économiques : crise économique, évolution du marché ;
les risques de cybersécurité : intrusions dans le SGPD (Système de gestion de base de données), fuites de données, rançons numériques ;
les risques humains : turnover du personnel, absence d'embauches, pénurie de compétences ;
les risques opérationnels : ruptures logistiques, problématiques de transport, changement des procédures ;
les risques liés aux projets : manque de clarté, objectifs inatteignables, manque de temps ;
les risques liés à la réputation de la marque : perte de la confiance des consommateurs, des clients, des collaborateurs.
Sans plan de mitigation, une entreprise n'est pas en mesure de faire face à certains risques menaçant ses opérations. Les conséquences peuvent être limitées ou s'étendre à l'ensemble d'une entreprise, voire d'un groupe. Parmi ces chocs de retour, citons :
des pertes financières pour une entreprise, une baisse de la rentabilité ;
un burn out, des équipes suivies d'une vague de démissions ;
des projets avortés ;
une baisse de l'efficacité opérationnelle ;
un taux de fidélité en baisse.
La gestion des risques est une priorité absolue pour les entreprises. Elle permet de pérenniser leurs activités, de fidéliser leurs clients ainsi que leur personnel.
Comment faire un plan de mitigation
Les plans de mitigation sont essentiels pour contenir l'onde de choc d'une menace. Pour être opérationnels, ils doivent se déployer selon un certain processus. Découvrez un exemple de plan de mitigation sur la base de 4 étapes de déploiement.
Organiser une session d'échange
La base d'un plan de mitigation repose sur une réunion d'échange entre les différents services concernés par un risque possible. L'utilisation d'un logiciel collaboratif permet de renforcer les interactions entre les participants au-delà de la réunion physique. Chaque membre peut ajouter les risques qu'il identifie en fonction de ses activités tout au long du déploiement d'un projet.
Évaluer la probabilité et l'onde de choc d'un risque
Un travail de compréhension du risque est nécessaire. L'équipe doit mesurer sa nature et comprendre ses impacts potentiels. Il s'agit d'une phase d'anticipation très importante. Elle permet de fixer un cadre pour les futures solutions à adopter.
Fixer les solutions
Après l'identification et l'évaluation des risques vient le temps de fixer les solutions. Elles peuvent revêtir différentes caractéristiques. Après son identification, un risque peut être confiné grâce au déploiement de contre-mesures adaptées. En fonction de sa nature, il est possible de supprimer ce risque par une action immédiate comme un changement dans les processus opérationnels.
Si le risque potentiel n'est pas réductible dans l'immédiat, il est impératif de déployer des stratégies préventives afin de limiter les effets de l'onde de choc qu'il pourrait provoquer. En confinant ses effets, les autres services de l'entreprise sont préservés. La production n'est pas impactée dans son intégralité.
Surveiller les risques
La quatrième phase d'un plan de mitigation se déploie dans la durée. Elle consiste à surveiller une situation ou le déploiement d'un projet. Pour maintenir la vigilance à son plus haut niveau, il convient de créer une équipe dédiée à cette surveillance et de réaliser des feedbacks réguliers.
La responsabilisation des acteurs est importante. Les personnes les plus indiquées pour accomplir cette veille active sont les salariés au contact quotidien des risques. Une formation et une sensibilisation à ces risques sont nécessaires pour éveiller et entretenir leur vigilance.
Un plan de mitigation se présente comme un outil de gestion des risques efficace, lorsqu'il est régulièrement mis à jour et communiqué aux parties prenantes. Il déploie des stratégies de réponse face à de potentielles crises. Dans un monde économique et politique qui doit faire face à de plus en plus d'incertitudes, les plans de mitigation apparaissent comme des réseaux de fusibles permettant de limiter l'onde de choc provoquée par un événement à haut risque pour l'opérationnalité d'une entreprise ou d'une administration publique.