Une gestion rigoureuse et particulièrement avisée des différents contrats commerciaux est un enjeu crucial. Mais de nombreuses entreprises (plus de 80 %) ont de grosses difficultés pour réunir les différents documents contractuels de référence et évidemment les analyser. Et cela peut entraîner des risques financiers importants. Le contract management peut alors s'avérer être une excellente solution pour maîtriser les risques juridiques et financiers. Voyons ce qu'il en est et comment celui-ci peut affecter le RGPD.
A quoi sert le contract management ?
Un contract manager va avoir plusieurs missions à réaliser. Il va ainsi mettre en œuvre une stratégie de performances qui sera basée sur une gestion optimale du cycle de vie des différents contrats. De ce fait, il doit maîtriser les aspects juridiques et techniques de ces contrats. Ce métier demande de nombreuses compétences tant dans le domaine juridique que financier et commercial. Ce professionnel doit également gérer et administrer les contrats.
Il sera donc question de :
-Présenter une expertise juridique importante ;
-Présenter des compétences techniques pour maîtriser les différents aspects du contrat ;
-Superviser les différentes étapes de ce contrat ;
-Maîtriser les logiciels spécifiques ;
-Présenter une intelligence décisionnelle pour la négociation commerciale.
La gestion contractuelle s'est aujourd'hui complexifiée. Elle exige en effet transparence et éthique. Mettre en place une politique de contract management est donc devenu indispensable, et à cela plusieurs raisons.
Cela permet en effet d'améliorer la relation entre les différents co-contractants afin de sécuriser les marges et mieux comprendre la complexité des contrats. C'est aussi une façon de faire face à une dérive (de temps, de coûts…). Ce contract management peut aussi être intégré dans le cadre d'obligations réglementaires.
Toutefois, même si celui-ci présente de nombreux avantages pour prévenir au mieux les risques et réagir face aux dérives, certaines entreprises hésitent encore à mettre en place ce système. Cela peut être dû à un investissement trop important pour une fonction considérée simplement comme support ou un manque de connaissance sur le sujet.
Toutefois, le contract management présente de nombreux impacts sur le business des entreprises. Ce très bon investissement permet d'améliorer de façon optimale les relations avec les co-contractants. Les risques sont également beaucoup mieux maîtrisés et les pertes relatives à un projet seront moindres.
Le contract management a en effet des retombées positives et celles-ci prennent du temps à chiffrer. Cela peut aller de 6 mois à 2 ans.
Ce contract management est en fait un réel enjeu stratégique pour une société. Identifier les risques à chaque étape d'un contrat maximisera les opportunités d'un projet. Le contrat doit être respecté, tout comme ses composantes, que cela soit en termes de budget, de délai, de responsabilité ou de qualité. L'investissement sera ainsi préservé. De même avec l'exposition en termes de contentieux qui sera réduite.
Différentes étapes sont nécessaires pour intégrer cette démarche de contract management.
Il est d'abord important de trouver le professionnel et de le recruter. Celui-ci pourra être juriste. Il sera ensuite nécessaire de lui attribuer des objectifs, variables selon les entreprises. Le manager pourra alors prendre les fonctions de fournisseur ou d'acheteur. Dans le premier cas, les fonctions porteront sur la préservation de marges, le rappel à collaboration d'un client, la génération d'opportunités dans le cadre de la conduite au changement... Pour la fonction d'acheteur, il faudra améliorer le taux d'achèvement et de conformité du projet en question, faire une livraison en temps et en heure sans oublier de liquider les pénalités.
Pour travailler dans les meilleures conditions, un contract manager doit avant tout créer sa propre boîte à outils. Celle-ci devra comprendre :
-Une procédure interne d'intégration de la démarche en interaction avec les acheteurs ;
-Une implémentation contractuelle pour chaque contrat, afin de cartographier les différentes pièces d'un projet et les clauses à risques ;
-Cartographier les risques et problèmes ;
-Mettre en place des modèles de courriers (contestation de recette, grief, mise en demeure, contestation de recette…) ;
-Créer un dossier de renonciations et opportunités commerciales ainsi qu'un dossier des retours d'expériences.
Dans le cadre du RGPD (règlement général sur la protection des données), il est avant tout nécessaire de protéger les individus et leurs données. Ce système vise également à moderniser et uniformiser les règles qui permettent aux entreprises de diminuer la bureaucratie. Il peut donc être utile de réétudier les différents contrats pour savoir ce qu'il en est précisément de ces données pour une protection des données optimale sans oublier les individus.
Étapes de la gestion contractuelle
Savoir gérer au mieux les différents contrats est important. Et pour cela, plusieurs étapes peuvent être suivies. De la rédaction à la signature du contrat en question, le cheminement prévisible est attendu. Toutefois une compréhension claire du processus de gestion des contrats et du cycle de vie des contrats (ou CLM, Contract Lifecycle Management) est nécessaire. Cette gestion des contrats qui peut être réalisée via des applications en ligne peut aussi être faite de façon autonome. Et cela n'est plus aussi compliqué que précédemment. Cela vous permettra alors de consulter aisément ces contrats pour trouver ce que vous cherchez.
Pour cela 5 étapes sont à suivre pour bien gérer ses contrats et les utiliser au mieux.
Générer les documents
Produire un contrat peut s'avérer compliqué et chronophage. Le temps de l'écriture et réécriture à la main est fini et cela évite des erreurs importantes. La production de documents numériques accélère efficacement la création de contrats. Il en est de même avec les bibliothèques de clauses et les modèles de contrat. La préparation du contrat sera alors plus rapide.
Acheminer et négocier
Une fois la préparation réalisée, il faudra prendre beaucoup de temps pour réaliser ces deux étapes. Il existe néanmoins des solutions pour accélérer le processus. Le CLM vous permet ainsi d'améliorer la capacité à suivre les contrats selon des parcours standardisés. L'automatisation du processus d'acheminement va améliorer la sécurité sans oublier la qualité des contrats. Le CLM va rationaliser le cheminement de chaque contrat et pourra produire une piste d'audit numérique sécurisée. La gestion des contrats sera alors mieux contrôlée.
Signer le contrat
Voilà une étape importante, même si elle ne prend pas obligatoirement beaucoup de temps. La signature électronique a permis de réaliser cette opération de n'importe où et plus aisément. C'est en plus une couche supplémentaire de sécurité. La piste d'audit numérique sera alors admissible devant les tribunaux. Il sera de ce fait possible de vérifier l'identité et la participation des signataires.
Intégration avec les systèmes d'enregistrement
Les contrats circulent toujours dans une entreprise. Et cela peut prendre beaucoup de temps aux responsables de la gestion des contrats. La solution sera alors d'intégrer une solution CLM combinée à d'autres systèmes d'enregistrement. En remplissant automatiquement les contrats, vous réduirez ainsi le nombre de tâches administratives. Cette solution facilitera également l'exécution des accords conclus.
Rechercher et analyser
Il sera indispensable après la signature de stocker le contrat dans un lieu facilement accessible. Celui-ci doit en effet être consultable quand vous le désirez. Si un problème apparaît avec un contrat, il sera aussi nécessaire de pouvoir effectuer une recherche sur le document en question. Avec les solutions modernes CLM, vous disposerez de fonctionnalités qui vous aideront à trouver ce que vous cherchez précisément.
Le contract manager comme solution pour la gestion des contrats
Le contract manager va permettre de tirer profit des différents contrats mis en place par l'entreprise. Celui-ci pourra alors faire un suivi précis de tous les contrats, que cela soit avant la signature, pendant l'exécution du contrat ou encore après. Il a pour but de gérer au mieux le suivi des contrats et ainsi de trouver les meilleures solutions pour faciliter ce suivi. Il doit donc être polyvalent pour trouver les meilleures solutions pour analyser les contrats et déterminer ce qui est important pour éviter les erreurs. Celui-ci va s'assurer de la profitabilité des contrats. Il va ainsi permettre aux équipes en charge des contrats d'avancer plus rapidement.
Il va aussi étudier le projet pour analyser sa portée, ses enjeux et les risques éventuels. Il va réunir les documents contractuels, puis il négociera les obligations liées à celui-ci.
Il va représenter l'entreprise pour laquelle il travaille et assurera la protection de ses intérêts. Il a aussi en charge la conservation des différents contrats mis en place, et devra encore résoudre les litiges entre les cocontractants. Il sert d'intermédiaire entre ceux-ci. Il pourra aussi renouveler ou terminer un contrat. À l'échéance du contrat, il gérera les éventuels contentieux, les paiements et factures, archivera les documents contractuels, clôturera les relations avec les cocontractants et pourra renouveler le contrat si besoin est.
Il a donc besoin de différentes compétences pour cela :
-Il doit être polyvalent ;
-Il doit avoir le sens de la négociation, de la diplomatie et du relationnel ;
-Il doit avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
-Il doit posséder un sens du leadership ;
-Il doit posséder un sens de l'organisation optimal ;
-Et être proactif.
Formation pour devenir contract manager
Pour devenir un contract manager, il faut avoir une formation minimale de Bac+5. Et cela n'est pas obligatoire de posséder un diplôme comme juriste. Plusieurs diplômes sont disponibles pour exercer en tant que contract manager. Il peut s'agir de :
-Un diplôme universitaire de contract management ;
-Un diplôme d'école d'ingénieur ;
-Un diplôme d'école de commerce ;
-Un diplôme d'Institut d'études politiques ;
-Une des certifications professionnelles, comme par exemple, l'E2CM (École européenne de contract management).
Il est également possible de choisir un Master Renseignement qui sera alors très utile pour travailler dans le domaine du renseignement privé, mais aussi étatique.
Ce métier est réservé aux profils expérimentés. Il faut ajouter que la maîtrise de l'anglais est capitale.