La compétition est d'un haut niveau dans le monde des affaires et la concurrence est féroce. C'est pourquoi il est important de ne pas passer à côté d'une opportunité et de rechercher des contrats importants. Candidater à des offres, démarcher puis négocier avec les clients requièrent une énergie colossale pour gagner des marchés. Autant faire que le temps investi soit véritablement lucratif et bénéfique pour votre entreprise.
Vous vous êtes déjà très certainement intéressé aux appels d'offres qui donnent une occasion unique d'obtenir un contrat conséquent. Saint Graal des entreprises, ces contrats font suite à une procédure et des normes spécifiques qu'il faut absolument connaître pour y répondre correctement et avoir ses chances de remporter le marché. Une formation en appel d'offres peut même être un atout pour votre entreprise.
Que sont les appels d'offres ?
En premier lieu, il est essentiel de donner une définition de ce qu'est un appel d'offres. Il s'agit d'une procédure de recrutement d'entreprise pour fournir des biens, des services ou des travaux. Le marché classique respecte les règles issues de la directive 2014/24/UE.
L'offre émise en général par un organisme public (pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice) doit respecter plusieurs critères juridiques :
La transparence de l'offre.
L'équité dans l'examen des dossiers.
Un choix justifié par des critères objectifs prédéfinis comme la conformité à des exigences, la qualité du service et le prix.
L'absence de négociation suite à son choix.
Ainsi, à la publication de l'appel d'offres, chaque entreprise qui souhaite postuler part sur un pied d'égalité. C'est pour cela que le marché public, hors situations exceptionnelles, procède systématiquement par appels d'offres.
Quels sont les différents types d'appels d'offres ?
Comme premiers éléments de formation au marché public, nous vous présentons les trois types d'appels d'offres qu'il est possible de rencontrer. Les détails des procédures sont approfondis dans des parcours tels que le MBA Stratégie Intelligence Économique (MSIE). Vous y apprenez des stratégies pour répondre aux offres de manière pertinente et efficace. Mais commençons ici par les bases.
Type 1 : l'appels d'offres ouvert du marché public
Son qualificatif le fait présumer : un appel d'offres ouvert s'adresse à tout fournisseur ou tout prestataire. L'ensemble des entreprises du domaine concerné par les fournitures, services ou travaux de l'offre ont la possibilité de candidater.
Ce sont les procédures les plus communes parce qu'elles servent à répondre à des services standardisés. Même si la qualité des produits et des exécutions du fournisseur est exigée, les critères majeurs pour remporter le marché sont généralement le prix et la prise en compte des spécificités techniques.
Répondre à un appel d'offres demande de la réactivité. En effet, les délais minimums imposés par la loi pour le dépôt strict des candidatures sont courts. Vous disposez :
Dans la majorité des cas de 35 jours à partir de l'envoi de l'avis de marché par l'acheteur.
De 30 jours si l'offre est émise par voie électronique.
En cas de situation d'urgence, de 15 jours.
En cas de publication d'un avis de pré-information ou d'un avis périodique indicatif, de 15 jours.
Face à cette exigence, l'entité adjudicatrice est tenue de respecter la procédure standardisée pour la sélection des dossiers :
Publier l'AAC (Avis d'Appel à la Concurrence).
Mettre à disposition de tous de manière équitable son profil d'acheteur.
Réceptionner l'ensemble des candidatures et enregistrer les plis en cas de candidatures matérialisées.
Examiner la recevabilité des candidatures dans un premier tri. Les candidats dont la candidature a été rejetée en sont informés avec le motif indiqué (dossier incomplet, retard de réception…).
Etudier et analyser les offres retenues.
Classer les candidatures selon les critères prédéfinis.
Demander au pressenti les pièces administratives complémentaires.
Informer les candidats qui n'ont pas gagné le marché. La notification vaut comme départ du délai de suspension de la procédure indispensable avant toute signature.
Notifier et signer le marché avec le titulaire.
Publier officiellement l'avis d'attribution du marché.
En connaissance de ce déroulé, vous pouvez anticiper les délais et percevoir tout vice de procédure de la part de l'acheteur.
Type 2 : l'appel d'offres restreint du marché public
Fréquemment employé pour des projets nécessitant des compétences spécialisées et un déploiement important, l'appel d'offres restreint s'adresse à des entreprises justifiant d'une solide expérience. Le pouvoir adjudicateur demande aux entreprises de fournir des preuves de leur capacité à accomplir les travaux et à effectuer le service.
D'ailleurs, dans le cas d'un tel appel d'offres, une pré-sélection est envisagée. Elle s'appuie sur des critères précis tels que le chiffre d'affaires de l'entreprise, ses compétences, ses moyens techniques et ses moyens humains.
Aux étapes similaires à une procédure ouverte s'ajoute la sélection préalable. L'acheteur est tenu de :
Publier l'AAC.
Réceptionner les candidatures dématérialisées et enregistrer les candidatures reçues par courrier.
Etudier et choisir les candidatures jugées en capacité d'effectuer la tâche demandée.
Informer les candidats rejetés.
Envoyer les invitations à soumettre un dossier au candidat recevable.
Les candidats ont des délais minimums encore plus courts que pour les candidatures ouvertes. Ils s'élèvent à :
30 jours après l'envoi de l'avis de marché.
25 jours si l'envoi a été fait par voie électronique.
10 jours en situation d'urgence ou si une pré-information a été transmise.
Ce type d'appel est à envisager si vous avez une grosse entreprise ou que vous avez une activité dans un domaine de niche.
Type 3 : l'appel d'offres du marché privé
Si vous souhaitez répondre à un appel d'offres du marché privé, sachez que seulement certains sont soumis aux dispositions du Code de la commande publique. Les autres ont leurs propres règles de sélection dont vous devrez prendre précisément connaissance.
Où peut-on trouver des appels d'offres sur le marché public ?
Étant donné la réactivité exigée pour compléter un dossier d'appel d'offres, il est judicieux que vous mettiez en place une veille assidue sur les plateformes dédiées. Nous vous suggérons même de vous inscrire aux alertes de votre secteur pour recevoir au plus tôt l'information. Le site web du gouvernement, les portails d'achat publics ou encore les journaux officiels, voici une liste des services à consulter :
APProch : mis en place par le ministère de l'Économie, ce service vous permet de prendre connaissance gratuitement des projets d'achats publics.
BOAMP : le bulletin officiel des annonces de marchés publics.
Le moteur de recherche des supports habilités à publier des annonces légales par département.
Les marchés publics européens.
La Plateforme des achats de l'État (PLACE).
Toutes ces références renvoient à des plateformes officielles du gouvernement sur lesquelles les offres sont tenues à jour.
Conseils pour répondre à un appel d'offres public
Répondre à un appel d'offres public est certes engageant et chronophage pour une entreprise, mais avec une bonne méthodologie, vous êtes en mesure d'obtenir le contrat. Cette tâche complexe mérite quelques conseils et une approche stratégique.
Conseil 1 : Comprendre les exigences
Ce n'est pas parce que les délais sont restreints qu'il faut se précipiter. Comme pour toute candidature professionnelle, la première chose est de bien cerner les exigences de votre client. Prenez le temps de lire en détail l'ensemble des documents fournis. Il faut connaître à la fois l'offre du moment, mais aussi considérer les spécificités de l'acheteur. Ce dernier se doit d'être transparent avec l'ensemble des candidats : posez toute question nécessaire pour avoir des précisions en cas de doute.
De cette phase dépend la rédaction d'un dossier pertinent qui répond parfaitement aux points demandés par votre client.
Conseil 2 : Personnaliser votre proposition
Chaque appel d'offres a ses spécificités, même s'il s'agit en apparence d'une demande courante. Vous ne pouvez pas vous permettre de faire une proposition générique sous peine d'oublier les particularités de votre client.
Nous vous encourageons à personnaliser votre offre et d'avoir pour objectif de montrer que votre entreprise, avec ses points forts, est celle qui correspond exactement aux besoins de l'acheteur. Vous pouvez vous appuyer sur des exemples de votre expérience pour que votre client puisse se projeter déjà avec vous comme collaborateur.
Conseil 3 : Respecter à la lettre les exigences de la candidature
La procédure de réponse aux appels d'offres des marchés publics est strictement réglementée comme nous avons pu l'indiquer plus haut. Vous devez donc être très scrupuleux dans votre démarche.
Les délais de dépôt de candidature et leur mode d'envoi ne font pas d'exception sous peine d'être accusé de favoritisme. Depuis 2020, toute offre excédant les 40 000 euros exige une réponse dématérialisée sur une plateforme sécurisée mise en place par l'acheteur.
Un dossier incomplet est éliminé dès le premier tri des candidatures : vérifiez la présence de toutes les pièces administratives et financières.
Conseil 4 : Analyser la décision de l'acheteur
Il est certain que vous ne remportez pas tous les appels d'offres auxquels vous postulez. Cependant, il est essentiel de considérer les victoires et les défaites comme des expériences pour l'avenir.
L'acheteur n'est pas dans l'obligation de motiver son retour. Que vous remportiez le marché ou que vous échouiez, vous êtes par contre légitime d'en connaître les raisons. Est-ce le prix qui a fait pencher la balance ? La réponse technique est-elle bien adéquate ?
Cet exercice a pour objectif que vous soyez toujours plus performant et que vous améliorez la qualité de vos dossiers au fil du temps. La compétitivité n'est jamais un acquis pour une entreprise et noter ses points et ses faiblesses est une manière de rester toujours en lice.